A nota fiscal é o documento que oficializa a transferência de qualquer tipo de produto ou serviço da empresa para o consumidor ou fornecedor. Em outras palavras, é o documento oficial que comprova as vendas realizadas pela empresa, servindo também para a futura apuração dos impostos. O empreendedor tem a obrigação fiscal de emiti-la – caso contrário, pode ser acusado de sonegação fiscal, crime onde se omite informações perante o Fisco. A penalidade para sonegação fiscal vai do pagamento de multas (que podem atingir até 10 vezes o valor sonegado) até reclusão (de 10 meses a 5 anos, de acordo com a gravidade da situação).

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A nota fiscal eletrônica (NF-e) chegou para facilitar o cumprimento desta obrigação fiscal. A NF-e é gerada diretamente na internet, e tem sua validade assegurada por uma assinatura digital (token). A emissão e armazenamento são integralmente realizados por vias eletrônicas, acabando com a antiga necessidade de papéis, impressões e enormes quantidades de arquivos físicos engavetados no escritório.

Apesar do atual sistema simplificado e de ser uma constante na rotina empresarial, a emissão de notas fiscais eletrônicas é marcada por alguns erros frequentes. É preciso estar atento, pois notas fiscais equivocadas (intencionalmente ou não) também podem gerar sérios problemas com o Fisco. Fique por dentro dos erros mais comuns na hora de emitir uma nota fiscal eletrônica, e previna sua empresa contra incômodos futuros:

CONFUSÃO COM OS TIPOS DE NF-e

Nem todos os empreendedores sabem, mas existem alguns tipos de nota fiscal eletrônica. A NF-e é a mais conhecida e a mais comum, por ser relacionada à venda de produtos físicos (por lojas físicas ou virtuais). A NFS-e (nota fiscal eletrônica de serviço) oficializa transações relacionadas à prestação de serviços – usada por empresas que vendem cursos, softwares, etc. A NFC-e (nota fiscal eletrônica de consumidor) é a mais recente criada, com a finalidade de substituir o cupom fiscal nas compras de varejo. É emitida por mercados, farmácias e demais estabelecimentos varejistas.

Como você pôde perceber, cada nota fiscal eletrônica tem uma finalidade específica – cabe ao gestor emitir a mais adequada ao seu empreendimento.

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PREENCHIMENTO EQUIVOCADO

Em muitas empresas, a emissão de notas fiscais eletrônicas é feita em grande volume. O preenchimento de cada nota fiscal eletrônica requer vários tipos de informações (relacionadas ao produto, ao cliente e à empresa). A junção entre dados minuciosos e emissão em larga escala é a combinação perfeita para que equívocos passem despercebidos, seja nos cálculos fiscais ou na própria digitação. Seja por pressa, falta de atenção ou mesmo má intenção, notas fiscais incorretas fazem parte da realidade empresarial e podem gerar multas severas (além de retrabalho na correção).

PROBLEMAS COM CERTIFICADO DIGITAL

O certificado digital tem papel importante na validação da nota fiscal eletrônica. Trata-se de uma chave criptografada que verifica a autenticidade virtual de pessoas físicas ou jurídicas, essencial para o acesso de sistemas e documentos governamentais. O certificado digital possui várias categorias (adequadas a diferentes finalidades) e é vendido por uma série de empresas – o que pode colocar gestores desavisados em situações vulneráveis. Ao contratar um certificado digital, é essencial pesquisar sobre a confiabilidade da instituição e o credenciamento da mesma pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP Brasil). Caso contrário, suas emissões podem ser invalidadas ou questionadas.

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NF-e X DANFE

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) traz um resumo das informações fiscais da transação e deve ser emitido junto à NF-e. Mesmo sem validade jurídica, seu envio ao cliente é obrigatório (pois permite o acompanhamento do transporte e informa detalhes sobre a compra). NF-e e DANFE são documentos distintos, e a emissão de um não anula a necessidade de emissão do outro. É importante que exista compatibilidade entre as informações apresentadas em ambos os documentos – caso contrário, podem ser aplicadas multas e até mesmo aberturas de processo contra a empresa.

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GESTÃO INEFICIENTE DAS NOTAS EMITIDAS

Erros fazem parte do processo; cedo ou tarde, alguma nota fiscal eletrônica será enviada com algum tipo de inconsistência. O grande erro é achar que, após a emissão e envio da NF-e e do DANFE ao consumidor, o assunto está encerrado. Empresas que trabalham com grandes volumes precisam fazer um armazenamento e gestão eficientes das notas fiscais já emitidas, para evitar problemas com a regularização de tributos ou constrangimentos com clientes. Além disso, a organização das NF-e ajuda que, em caso de equívocos, a correção seja efetuada dentro do prazo legal.

Enfrentando problemas na emissão das notas fiscais eletrônicas na sua empresa? A corrida rotina empresarial pode prejudicar a execução das obrigações fiscais com a atenção necessária para fugir dos erros. Para empreendedores comprometidos com as demandas internas e o sucesso da operação, o suporte de uma contabilidade na resolução de assuntos financeiros, contábeis e fiscais faz toda a diferença. A Ação Contabilidade atua há mais de 30 anos no mercado empresarial e tem ampla experiência no desenvolvimento de soluções personalizadas para empresas dos mais diversos portes e segmentos. Nosso compromisso é com a evolução da sua empresa, livre de impedimentos burocráticos ou fiscais. Solicite um orçamento, será um prazer lhe ajudar a crescer: https://www.acaocontabilidadejoinville.com.br/contato/