A emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e) faz parte da rotina da maioria das empresas contemporâneas, e são muitos os erros que podem acontecer neste processo. Como a NF-e é o documento fiscal digital que atesta as compras e vendas realizadas pela companhia, é imprescindível que as emissões obedeçam a regularidade para evitar problemas com o fisco.
Um dos erros mais comuns é a duplicidade de NF-e. Muitos empreendedores não sabem como proceder diante deste tipo de rejeição, que pode ocorrer por diversas razões e ser resolvido com facilidade na maioria dos casos. Para assegurar a regularidade fiscal da sua empresa, entenda tudo o que é necessário sobre duplicidade de NF-e a seguir – o que é, quais são os tipos, por que acontecem e como solucioná-los:
O QUE É DUPLICIDADE DE NF-e?
A duplicidade da nota fiscal eletrônica (NF-e) é uma rejeição caracterizada pela repetição da chave única de identificação do documento fiscal eletrônico. CNPJ do emitente, série do documento fiscal eletrônico, número do documento fiscal eletrônico e o tipo de emissão são as informações que compõem a chave única de identificação.
Quando a chave registrada já existe na base de dados da SEFAZ autorizadora, enquadra-se como caso de duplicidade. Nessa situação, é necessário verificar o tipo da duplicidade para corrigi-la da forma adequada.
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QUAIS SÃO OS TIPOS DE DUPLICIDADE DE NF-e?
Existem dois tipos de rejeição de duplicidade. O primeiro é a Rejeição 204 – Duplicidade de NF-e quando o fisco identifica que o conteúdo da nota armazenada é igual ao XML recebido, sem erro de numeração de notas. O segundo é a Rejeição 539 – Duplicidade de NF-e com diferença na chave de acesso (o conteúdo do XML é diferente do que está armazenado na SEFAZ).
POR QUE ACONTECE A DUPLICIDADE DE NF-e?
A duplicidade é um erro que ocorre no processo de emissão da NF-e, e pode ser relacionada a diversos fatores como erro de servidor, conexão, numeração ou processamento. Este erro pode acontecer em qualquer modelo de sistema emissor, quando há algum tipo de ocorrência que facilita a duplicidade.
As causas mais frequentes para o erro de duplicidade envolvem:
Numeração igual de NF-e (tentar emitir uma nova nota usando uma numeração que já consta na base de dados do SEFAZ);
Instabilidade na conexão com a internet (lentidão ou oscilação na rede em que o emissor está conectado aumentam a probabilidade de rejeição);
Não esperar o retorno da SEFAZ (realizar vários envios da mesma nota sem aguardar o prazo de retorno da SEFAZ no sistema emissor pode gerar duplicidade);
Problema de processamento da SEFAZ (quando acontece alguma intercorrência no processamento do servidor exigindo uma segunda tentativa de emissão, pode configurar erro de duplicidade).
COMO SOLUCIONAR A DUPLICIDADE DE NF-e?
Apesar de ser um erro simples, a duplicidade de NF-e nem sempre pode ser resolvida de forma autônoma pelo emissor.
Quando ocorre a Rejeição 204, basta uma consulta da situação do documento fiscal para obter a devolução do protocolo da nota já emitida.
Quando ocorre a Rejeição 539, entretanto, é necessário fazer uma avaliação mais detalhada da situação, para identificar a origem do reuso da numeração em outro conteúdo pelo sistema emissor. A correção será específica para cada origem e situação – para evitar maiores complicações, recomenda-se o auxílio de um contador, do suporte técnico próprio do sistema emissor ou se dirigir ao Posto Fiscal mais próximo.
Manter a situação fiscal da sua empresa em dia é essencial para evitar contratempos no futuro. Você não precisa cuidar de tudo sozinho – conte com o auxílio de profissionais especializados no gerenciamento e resolução de questões fiscais, contábeis e financeiras.
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